Cuando llega una inspección o el técnico del seguro, lo que salva la situación es un expediente ordenado. En cada visita entregamos un informe fotográfico por zonas: campana, filtros, plenum, conducto y turbina, con tomas de antes y después. Detallamos qué se ha desmontado, qué piezas se sustituyen y qué producto alcalino de uso alimentario se ha aplicado, incluyendo su número de lote y ficha técnica. Todo esto queda firmado y fechado en el certificado de limpieza.
Además, dejamos una etiqueta con la fecha visible en la trampilla del conducto para facilitar la trazabilidad visual. Estos registros no son papel mojado: se archivan junto a la documentación de autocontrol (APPCC) del local, alineándose con la norma UNE 100165. Así, cuando alguien pregunta cuándo se limpió el sistema o qué producto tocó las grasas, la respuesta está ahí, lista para resolver la duda en segundos sin tener que tirar de memoria.
Qué abre primero una auditoría cuando llega a la extracción
El auditor no se queda mirando la chapa brillante. Busca fechas, nombres y trazabilidad. Lo primero que pregunta es cuándo hubo la última intervención y quién la ejecutó. Quiere saber con qué producto se trabajó, hasta dónde entró el equipo en el conducto y en qué estado quedó cada tramo de la instalación. No vale con decir «está limpio». Necesita ver el papel: informe fotográfico por zonas, número de lote del desengrasante y firma fechada.
Aquí abajo, en la bahía, esto tiene nombre propio. Las cadenas hoteleras de Santa Margarida revisan la carpeta de mantenimiento antes de arrancar la temporada de verano. En un local del Passeig Marítim, la presión suele venir de la aseguradora, que exige prueba documental de lo limpiado. Si no hay etiqueta con la fecha en la trampilla del conducto o ficha técnica adjunta, la revisión se complica. El trabajo nocturno o en día de cierre sirve para dejar esa evidencia lista para cuando toque explicar a dónde fue el humo y cómo se retiró la grasa del plenum y la turbina.
El informe fotográfico, zona por zona: campana, plenum, conducto y turbina
Cada visita se cierra con un dossier fotográfico que no necesita traducción. Ordenamos las tomas por elementos —campana, filtros, plenum, conducto y turbina— para que el jefe de mantenimiento localice el estado exacto sin dudas. Documentamos el interior del plenum, cada boca de registro abierta, el codo de salida y el rodete desmontado. Entregamos este archivo en formato digital y, si lo pides, también impreso.
La imagen previa a la intervención aporta el valor real al informe. Sin ella, una fotografía limpia tras el trabajo solo muestra un resultado, pero no evidencia qué había acumulado grasa o carbonilla antes. Ese contraste permite archivar la prueba junto a los registros APPCC del local, cumpliendo con lo que exige la norma UNE 100165 ante cualquier auditoría interna o inspección sanitaria.
El lote del desengrasante y su ficha técnica en el expediente
En cada intervención se aplica espuma alcalina de uso alimentario, siempre con agua caliente a presión. Ese detalle no es menor en una cocina de la bahía donde el pescado fresco entra y sale constantemente, o cuando hay una cámara fría pegada al área de trabajo. Los inspectores y los responsables de seguridad preguntan qué producto ha tocado esa grasa acumulada durante semanas. Para responder con pruebas, en el expediente queda anotado el número de lote exacto del desengrasante usado, junto a su ficha técnica y la hoja de datos de seguridad.
Este registro permite acreditar sin dudas que lo empleado es apto para zonas de manipulación de alimentos, cumpliendo con la norma UNE 100165 y alineándose con los controles APPCC del local. Pero la documentación va más allá del químico. Se detalla minuciosamente todo lo que se ha desmontado para acceder al plenum o a las bandejas, así como cualquier pieza sustituida por corrosión o desgaste, algo habitual por el salitre frente al golfo. Al cerrar la visita, tienes un informe fotográfico previo y posterior, el lote identificado y la etiqueta fecha en la trampilla del conducto, dejando constancia clara de qué papel se queda archivado en tu carpeta de mantenimiento.
La etiqueta con fecha en la trampilla: la comprobación de tres segundos
Cuando cerramos la boca de registro, dejamos visible una etiqueta con la fecha de la intervención. Es un detalle pequeño que ahorra tiempo a cualquiera que abra ese tramo después: un inspector de sanidad, el técnico de tu póliza o el jefe de cocina que entra tras el último servicio ven al instante cuándo se trabajó ahí. No hace falta buscar facturas ni rebuscar en cajones; la información está pegada al metal, justo donde ocurre la duda.
Ese dato coincide exactamente con lo que figura en el certificado firmado y con el bloque de fotos del mismo conducto. Así, si hay una revisión documental o una auditoría, todo cuadra sin margen de error. En locales de la bahía de Roses, donde los registros de limpieza se archivan junto al autocontrol APPCC, tener esa referencia física en la trampilla facilita cruzar papeles con realidad. El papel puede perderse; la chapa, no.
Encajar el registro de limpiezas con el APPCC de un hotel de la bahía
El certificado de limpieza no es un papel suelto que se archiva en un cajón. Forma parte del dossier de autocontrol, al lado de los registros diarios de temperaturas y de las fichas técnicas de proveedores. Si el hotel tiene buffet, conviene desglosar la periodicidad por plantas y frentes de cocción; así queda claro qué campana corresponde a la zona de carnes y cuál a la de pescado. Referenciar la UNE 100165 como norma base ayuda cuando llega una auditoría interna o una inspección sanitaria: demuestra que el método cumple con lo exigido para la extracción de humos.
Añade esa frecuencia al plan de mantenimiento preventivo. Al programarlo junto a revisiones eléctricas o de frío, evitas sorpresas durante la temporada alta en Roses, cuando el ritmo de cocina no deja huecos libres. Cada intervención deja constancia con informe fotográfico antes y después, producto usado con lote y ficha técnica, y etiqueta fechada en la trampilla. Ese rastro documental protege frente a siniestros y facilita la trazabilidad ante cualquier revisión del seguro o autoridad competente.
Recuperar el histórico de tu extracción en Roses antes de la próxima inspección
Pide a tu proveedor anterior las fichas de intervención y el informe fotográfico que entregó en su día. Ese papel es la base del histórico, aunque ahora te toque empezar de cero con nosotros. En nuestra primera visita abrimos un registro nuevo: documentamos el estado real del depósito con fotos por zonas (campana, plenum, conducto), anotamos qué se desmonta y dejamos una etiqueta con la fecha en la trampilla del acceso al tiro. A partir de ahí, aunque antes no hubiera nada guardado, el local ya cuenta con evidencia verificable para la auditoría.
Cuando cambia el titular o el responsable de cocina, ese rastro se pierde si no se archiva junto al APPCC. Recuperar los datos anteriores evita duplicidades y demuestra continuidad ante la inspección. Escríbenos a info@limpiezacampanas.com.es o llama al 690 22 09 44 indicando el tipo de cocina (marisquería, hotel, obrador) y tus días de cierre semanal. Planificamos la reconstrucción documental en la franja que mejor te sirve, como [aquí](/contactar/).